我们一般鼓励项目组尽可能采取会议的形式推进工作，而不是电话或E -mail的方式，还有一些其他原因。比如，用电话和E-mail方式，各项目成员的参与度非常有限。而且在今天E -mail飞来飞去的办公环境下，不能及时或者不查看部分E -mail是非常正常的。所以，会议有利于让成员抛开日常工作的干扰，集中思路探讨项目组工作。
　　我们发现，让项目组所有成员了解全面的项目组工作进展信息是非常有必要的。尽量避免只让部分项目组成员参加会议，或者会议结果E-mail给部分小组成员。如果项目组长期这样运作，很多项目成员的参与度及积极性会严重受挫，因为别人感觉自己的角色并不重要，而且因为不了解很多工作的前因后果， 也不知道如何参与。一旦信息发生间断，项目组之间就会开始产生小团体，这很不利于团队协作。
　　我们就曾经听过某些项目组成员向我们抱怨：“我甚至连项目进度都不知道。 因为项目经理和几个项目成员总是私下讨论而且也不告诉大家讨论结果。”所以， 项目经理应该关注这个问题，如果因为项目推进的方式有问题，而导致在最终评价项目成员参与度和贡献度时获得低分，这对项目成员而言是不公平的。